Làm việc từ xa đã không còn quá xa lạ với chúng ta, thế nhưng trước những diễn biến phức tạp của Covid – 19, đa phần các doanh nghiệp Việt đã thực hiện áp dụng hình thức này. Là những nhà quản lý, chắc chắn chúng ta đã thấy được những lợi ích vô cùng to lớn do hình thức này mang lại cho nhân viên cũng như doanh nghiệp. Nhưng làm việc từ xa cũng mang rất nhiều thử thách cho nhà quản lý. Để giúp các bạn vượt qua những trở ngại này và đảm bảo tập thể hoạt động hiệu quả nhất, dưới đây là 8 mẹo để quản lý nhân viên từ xa.
Xem thêm: 3 Giải pháp đào tạo hiệu quả trong mùa Covid-19
Nội dung bài viết:
#1 Đưa ra những kỳ vọng
Đưa ra những kỳ vọng ngay khi bắt đầu áp dụng mô hình làm việc từ xa sẽ giúp nhân viên biết chính xác mong đợi của nhà quản lý. Ví dụ đặt ra hiệu suất công việc cho nhân viên. Sẽ có một số nhà quản lý yêu cầu nhân viên cập nhật thông tin trong nhóm mỗi ngày và số khác có thể tổ chức các cuộc họp ngắn hằng tuần. Bằng cách cho nhóm của mình biết những mong đợi, nhà quản lý có thể chắc chắn rằng đồng bộ hóa tập thể.
#2 Trao đổi thường xuyên
Điều quan trọng là chúng ta phải dành một chút thời gian để trò truyện với nhân viên (có thể cả nhóm hoặc cá nhân) ít nhất một lần/ ngày. Chúng ta có thể áp dụng rất nhiều hình thức trò chuyện như: email, tin nhắn tức thời, cuộc gọi điện thoại hoặc video. Làm việc từ xa mà chúng ta không giao tiếp với nhân viên, họ sẽ có cảm giác bỏ rơi và không tuân thủ với nhiệm vụ được giao. Điều này có thể dẫn đến hiệu suất và hạng mục công việc trở nên kém đi.
#3 Lên những cuộc họp mặt
Cho dù hoạt động từ xa chỉ một số hoặc toàn bộ nhân viên, chúng ta cần phải lên những cuộc họp mặt trực tiếp thường xuyên. Các cuộc họp mặt trực tiếp sẽ giúp thúc đẩy tinh thần gắn kết của tập thể.
Với các cuộc họp trực tiếp, nhân viên xây dựng các mối quan hệ và kết nối lẫn nhau, tương tác tốt hơn. Đồng thời, các cuộc họp mặt giúp nhân viên đóng góp ý tưởng mới và sửa chữa những sai sót liên quan đến kế hoạch, dự án chung.
Xem thêm: Microlearning- hình thức đào tạo hiệu quả hiện nay
#4 Hãy rõ ràng
Nhân viên thường nhìn vào người cấp trên của mình như một hình tượng về cách cư xử khi thiết lập công việc và nếu như chúng ta cởi mở, nhiệt tình, họ cũng sẽ hành động như thế. Bằng cách biến sự rõ ràng trở thành một nét văn hóa trong tập thể của mình, việc tạo niềm tin với tất cả nhân viên sẽ dễ dàng hơn và đảm bảo họ có thể làm việc hiệu quả.
Ví dụ nếu chia sẽ một thông tin, hãy đàm bảo tất cả thành viên đều nhận được, bằng cách này từng cá nhân sẽ không bị cảm giác như họ là người cuối cùng biết về những điều xảy ra trong tập thể
#5 Xây dựng mối quan hệ bền chặt với nhân viên
Luôn luôn dành một khoảng thời gian để tìm hiểu nhân viên của mình bao gồm sở thích, tính cách, ước mơ nghề nghiệp của họ. Mặc dù chúng ta phải tập trung nhiều thời gian vào trong doanh nghiệp. Thế nhưng hãy dành một chút thể gian để trò chuyện với nhau bằng tin nhắn hoặc video call. Chỉ cần trò chuyện về kế hoạch cuối tuần, gia đình hoặc định hướng tiếp theo trong công việc của nhân viên. Điều này giúp cho nhân viên thoải mái hơn với chúng ta và luôn nhiệt tình trong công việc được giao.
#6 Hãy dành thời gian để trò chuyện trực tiếp
Khi tập trung với công việc, bận rộn và thiếu thời gian là điều không thể tránh khỏi, chúng ta thường sẽ chọn cách hủy bỏ những điều không cần thiết, ví dụ như trò chuyện trực tiếp. Thế nhưng các buổi trò chuyện trực tiếp là không thể thiếu trong việc quản lý đội ngũ từ xa.
Đó là bởi các nhân viên thường bỏ lỡ các thông tin được cập nhật và những cuộc họp đột xuất. Hãy cố gắng sắp xếp tổ chức các buổi trò chuyện trực tiếp tại doanh nghiệp hằng tuần hoặc ít nhất cũng phải hai tuần một lần.
#7 Đừng vi mô
Một trong những điểm đặc biệt thu hút mọi người chú ý vào mô hình làm việc từ xa là được quyền tự chủ. Nhưng khi không được quan sát nhân viên của mình, chúng ta dễ dàng cho rằng họ không làm việc hoặc thờ ơ với những nhiệm vụ được giao. Điều này làm chúng ta nảy sinh cảm giác không an tâm và liên tục gửi “bom” tin nhắn cho nhân viên. Việc này gây ra mối quan hệ căng thẳng giữa nhà quản lý và nhân viên. Thay vì nhìn vào hành động hãy hướng đến mục tiêu và kết quả công việc do nhân viên tạo ra.
Có một số trường hợp nhân viên thiếu kỹ luật, chúng ta phải nhanh chóng nhận ra vấn đề và có hành động để khắc phục tránh ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của nhóm
#8 Tạo ra một khung thời gian trao đổi nhất định
Nhân viên khi làm việc từ xa có thể cảm thấy mình sẽ làm phiền đến cấp trên bằng cách liên lạc trong thời gian họp hoặc ngoài giờ (có những trường hợp hai bên lệch múi giờ). Hãy lưu ý một điều, khi làm tại doanh nghiệp, nhân viên có thể biết chúng ta đang ở đâu, nhưng ở xa thì họ hoàn toàn không thể nắm được. Để khắc phục tình trạng này, chúng ta cần tạo ra khung giờ cố định mà tất cả nhân viên có thể liên lạc được với mình.
Nếu như bắt đầu thực hiện mô hình quản lý từ xa, các bạn hãy nhớ đến 8 mẹo này để thiết lập một hệ thống công việc từ xa đạt hiệu quả tối ưu
Bạn muốn xây dựng đội ngũ làm việc từ xa hoàn hảo hãy Click ngay
Pingback: 7 LỜI KHUYÊN HÀNG ĐẦU KHI QUẢN LÝ NHÂN VIÊN LÀM VIỆC TỪ XA