Đọc vị nhân viên là một kỹ năng quan trọng mà mỗi nhà quản lý nên có. Việc hiểu rõ năng lực, kỹ năng và phẩm chất của nhân viên sẽ giúp bạn xây dựng và phát triển đội nhóm một cách hiệu quả. Bạn đang mơ hồ chưa biết phải bắt đầu từ đâu và làm như thế nào khi chưa hiểu rõ nhân viên của mình? Đừng lo, bài viết sau đây sẽ cung cấp cho bạn 5 bước đọc vị nhân viên một cách chính xác.
Nội dung bài viết:
1. Thu thập thông tin
Để hiểu rõ về nhân viên của mình, nhà quản lý có thể bắt đầu bằng việc thu thập thông tin liên quan. Mục đích của việc này là giúp bạn nắm bắt tình hình công việc, năng lực làm việc của các thành viên trong nhóm.
Dựa vào báo cáo công việc, kết quả làm việc hoặc từ phản hồi từ bên phía khách hàng, đồng nghiệp trong cùng công ty để nhà quản lý có thể nắm thông tin một cách đầy đủ nhất. Đọc và xem qua tài liệu hồ sơ của nhân viên để nắm rõ các thông tin liên quan về quá trình làm việc, kỹ năng chuyên môn, bằng cấp và thành tích đạt được.
5W1H là một mô hình giúp nhà quản lý thu thập thông tin qua việc đặt câu hỏi về “Ai, Gì, Khi, Ở đâu, Tại sao và Làm thế nào”. Đây là một cách đơn giản và hiệu quả để tìm hiểu các khía cạnh quan trọng.
2. Quan sát và ghi chú
Thường xuyên quan sát, ghi chép lại các hoạt động hằng ngày của nhân viên giúp bạn có cái nhìn tổng quan về cách làm việc, năng lực chuyên môn, những điểm mạnh và điểm cần cải thiện của từng cá nhân. Qua việc quan sát, bạn có thể thu thập thông tin về cách giải quyết vấn đề của nhân viên, tương tác với khách hàng và hiệu suất làm việc.
Xác định rõ mục tiêu hoặc thông tin cụ thể mà bạn đang muốn hướng đến, điều này giúp bạn tập trung hơn trong quá trình quan sát. Sử dụng sổ tay, máy tính hoặc các ứng dụng trên điện thoại giúp ghi chú của bạn trở nên chi tiết và khách quan hơn.
Nên lựa thời gian phù hợp để đảm bảo nhân viên có thể thoải mái làm việc mà không bị ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Tránh đưa ra ý kiến, cảm nhận của bản thân quá sớm trong quá trình quan sát để thông tin bạn thu thập được rõ ràng và chính xác nhất.
3. Gặp gỡ và nói chuyện trực tiếp
Tổ chức các cuộc gặp mặt dành thời gian trò chuyện trực tiếp với nhân viên giúp bạn hiểu rõ hơn về nhu cầu, khó khăn của mọi người trong nhóm. Đồng thời, việc này còn giúp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa nhà quản lý và nhân viên.
Lên kế hoạch cho buổi gặp mặt và thông báo cho nhân viên, xác định rõ về thời gian và địa điểm thuận tiện cho cả hai. Trong quá trình trò chuyện nhà quản lý nên đặt câu liên quan về công việc hỏi để hiểu rõ hơn sự phát triển, ước muốn và mục tiêu của nhân viên.
Lắng nghe một cách nghiêm túc, chân thành nhất để hiểu rõ hơn về những gì nhân viên chia sẻ trong buổi gặp mặt. Và đảm bảo rằng thông tin trong cuộc họp luôn được bảo mật và riêng tư tránh truyền đến tai người khác để bảo đảm về quy định bảo mật cho nhân viên.
4. Đánh giá kết quả công việc
Đánh giá kết quả công việc giúp nhà quản lý biết được mức độ hoàn thành, hiệu suất làm việc và các đóng góp của thành viên trong đội nhóm. Dựa vào đó có thể xác định những điểm cần cải thiện nhằm mục đích phát triển năng lực cho nhân viên.
Kết quả công việc và những mục tiêu, thành tích đạt được hay cách nhân viên xử lý vấn đề là các yếu tố giúp nhà quản lý đưa ra các đánh giá về cách làm việc, khả năng làm việc nhóm và hiệu suất làm việc của nhân viên.
Bên cạnh đó, nhà quản lý cũng nên đưa ra phản hồi sau mỗi lần đánh giá kết quả công việc. Đó cũng là một cách phản hồi tạo động lực giúp nhân viên phát triển năng lực làm việc.
5. Xem xét phản hồi từ người khác
Lắng nghe, tiếp nhận phản hồi từ các đồng nghiệp, khách hàng xung quanh giúp bạn có cái nhìn toàn diện hơn về các nhân viên của mình. Biết được cách họ làm việc ra sao, cách ứng xử với mọi người trong công ty, khách hàng như thế nào.
Để thu thập nhận xét của mọi người trong công ty, bạn có thể tạo các phiếu khảo sát để mọi người tự đưa ra suy nghĩ của bản thân đối với các người khác như thế nào. Hoặc xin ý kiến trực tiếp từ các đồng nghiệp, cấp trên, bất kỳ ai có liên quan đến công việc.
Các công cụ khảo sát trực tuyến như Google Forms hoặc SurveyMonkey là lựa chọn tốt để thu thập và phân tích phản hồi. Sắp xếp cuộc họp một cách trực tiếp với các đồng nghiệp, cấp trên hoặc khách hàng để thu thập phản hồi. Nên dùng câu hỏi cụ thể và tạo một môi trường thoải mái để khuyến khích những ý kiến và phản hồi chân thành.
Tạm kết 5 bước đọc vị nhân viên để quản lý hiệu quả
Bài viết trên đây cung cấp 5 bước đọc vị nhân viên cho nhà quản lý. Hy vọng qua bài viết, đã cung cấp cho bạn biết thêm nhiều cách đọc vị nhân viên để quản lý hiệu quả cũng như thêm thông tin để phục vụ cho công việc.
Follow Cafe & Learn để cập nhật thêm nhiều bài viết giúp quản lý trở nên bền vững bạn nhé!