Lãng phí thời gian, tài nguyên, tiền bạc khi vấn đề được giải quyết không đúng cách? Hiệu quả làm việc suy giảm do mục tiêu không đạt được? Hậu quả dẫn đến sự việc đó tác động vào công việc và cuộc sống cá nhân của bạn? Đó là do kỹ năng giải quyết vấn đề của bạn vẫn chưa được tốt. Bài viết sau đây sẽ bật mí cho bạn 5 tips giúp cải thiện kỹ năng này.
Nội dung bài viết:
1. Phân tích vấn đề cẩn thận
Hãy phân tích thật kỹ vấn đề mà bạn đang gặp phải cần hiểu rõ về nó. Vì chỉ khi vậy bạn mới đủ thông tin để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của sự việc đó và đặt ra mục tiêu rõ ràng để giải quyết. Nếu vấn đề không được định rõ nguyên nhân dẫn đến việc đó sẽ luôn tồn tại và không có cách giải quyết.
Thu thập thông tin liên quan liên quan đến vấn đề đó, có thể bắt đầu bằng việc trao đổi với những người liên quan, tìm các tài liệu qua sách báo, web để tìm các thông tin cần thiết. Phân tích sâu hơn để hiểu rõ về quy trình, các yếu tố tác động đến vấn đề.
5 WHY là một phương pháp tuyệt vời để giúp bạn giải quyết vấn đề bằng cách liên tục đặt các câu hỏi “Tại sao” tối đa là 5 câu cho đến khi tìm ra được nguyên nhân gốc rễ của sự việc đó.
2. Sử dụng các phương pháp chia đôi vấn đề
Một vấn đề lớn, phức tạp sẽ mất nhiều thời gian và khó khăn trong việc tìm ra câu trả lời. Vì vậy, hãy chia làm các thành phần nhỏ hơn giúp bạn dễ dàng quản lý, kiểm soát hơn. Việc này mục đích giúp bạn tập trung hơn vào việc giải quyết mỗi phần một cách hiệu quả.
Xem xét nhìn nhận vấn đề một cách rõ ràng đảm bảo đã được mô tả đầy đủ, xác định mức độ ưu tiên và phân chia công việc giữa các vấn đề con. Luôn theo dõi quá trình giải quyết để chắc chắn rằng các mục tiêu đó đã đạt được như mong muốn.
Đảm bảo rằng các phần nhỏ của vấn đề có cân đối về độ khó và quy mô để tránh việc tạo ra các phần khó khăn hoặc quá đơn giản. Áp dụng các phần đã giải quyết trong các vấn đề tương tự để tiết kiệm thời gian và công sức.
3. Tìm kiếm nhiều phương án
Thay vì ngồi nghĩ mãi về một phương pháp giải quyết vấn đề nhưng không thành công. Hãy ngồi họp lại với nhau đưa ra những suy nghĩ bản thân, tìm hiểu thêm nhiều phương án điều này giúp bạn gia tăng giải quyết vấn đề mà còn tăng thêm về kiến thức trong lĩnh vực.
Bạn có thể tìm hiểu về các lĩnh vực, ngành nghề khác có liên quan để áp dụng vào vấn đề của bạn. Giao lưu, học hỏi với những người đi trước hoặc có kinh nghiệm để tìm ra phương án mới. Và đôi khi những ý nghĩ ngẫu nhiên nảy ra trong bạn cũng đem lại bất ngờ mà bạn chưa nghĩ đến hãy thử mạo hiểm thực hiện nó.
Brainstorming là một phương pháp dùng để phát triển các ý tưởng sáng tạo cho một vấn đề gồm 5 bước để tổ chức: Đặt ra một câu hỏi hoặc chủ đề để mọi người tham gia góp ý, chọn ra một người thư ký ghi chép lại tất cả đáp án, đưa ra “luật chơi”,…
4. Sử dụng kỹ năng đánh giá và lựa chọn phương án
Kỹ năng đánh giá và lựa chọn được dùng sau khi bạn đã thu thập được nhiều thông tin khác nhau. Việc này giúp bạn nhận ra được điểm mạnh và điểm yếu để cải thiện của từng phương án.
Tổ chức và phân loại phương án đã chọn dựa trên tiêu chí đã xác định. Các tiêu chí phải đáp ứng đủ về hiệu quả công việc, chi phí và khung thời gian hoàn thành. Thu thập ý kiến và phản hồi của các bên liên quan để bổ sung thông tin đánh giá.
Tránh việc đưa ra lựa chọn quá sớm khi mục tiêu và tiêu chí đánh giá chưa rõ ràng để đảm bảo lựa chọn của bạn là đúng. Khi đánh giá cần xem xét các yếu tố quan trọng, ưu điểm và nhược điểm có thể ảnh hưởng đến hiệu quả và bền vững của mỗi phương án.
5. Thực hiện và theo dõi kết quả
Là quá trình thực hiện phương án đã chọn và theo dõi kết quả. Điều này giúp bạn đảm bảo phương án mình triển khai có đang đi theo đúng hướng và hoạt động hiệu quả hay không. Đồng thời, còn cung cấp thông tin cần thiết để điều chỉnh và cải thiện trong tương lai.
Dựa vào kết quả cuối cùng để đánh giá về hiệu suất, chất lượng, chi phí,… có thành công hơn với mục tiêu ban đầu đề ra. Hoặc sử dụng các phương pháp về phân tích số liệu, bảng số liệu và các mô hình và công cụ đánh giá khác.
Sơ đồ Gantt là công cụ giúp bạn theo dõi kết quả của dự án bao gồm về thời gian, hiển thị các công việc và hoạt động của dự án. Là công cụ quan trọng giúp bạn đảm bảo rằng dự án được thực hiện đúng thời hạn và đạt được mục tiêu đề ra.
Tạm kết 5 tips cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề
Bài viết trên đây cung cấp 5 tips cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề cho nhà quản lý. Hy vọng qua bài viết, đã cung cấp cho bạn biết thêm nhiều tips nâng cao kỹ năng giải quyết vấn đề cũng như thêm thông tin để phục vụ cho công việc.
Follow Cafe & Learn để cập nhật thêm nhiều bài viết giúp quản lý trở nên bền vững bạn nhé!