Cuộc họp không được điều phối tốt dẫn đến lãng phí thời gian của các thành viên trong nhóm? Mâu thuẫn và xung đột xảy ra do không thể đạt được mục tiêu chung? Những vấn đề bên trên diễn ra là do bạn chưa biết cách điều phối tốt trong cuộc họp. Kỹ năng này là 1 trong những kỹ năng quan trọng trong hoạt động đào tạo quản lý tại doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ gợi ý thêm cho bạn biết cách làm tốt hơn trong cuộc họp ra sao.
Nội dung bài viết:
1. Chuẩn bị kỹ lưỡng trước buổi họp
Để cuộc họp được diễn ra tốt đẹp đầu tiên bạn cần chuẩn bị thật cẩn thận, kỹ lưỡng trước buổi họp. Bằng cách xác định những kế hoạch, mục tiêu chi tiết và các trang thiết bị cần thiết trong cuộc họp đó.
Việc chuẩn bị trước cho cuộc họp không chỉ thể hiện bạn là một người cẩn thận, chu đáo trong công việc. Mà còn cho nhân viên thấy được nhà quản lý của mình là người có năng lực, trình độ có thể dẫn dắt đội nhóm trong tương lai.
2. Lên lịch và gửi thông báo cho các thành viên
Phải đảm bảo rằng thời gian, địa điểm cuộc họp diễn ra được lên lịch và gửi thông tin đầy đủ cho các thành viên trong nhóm. Nên chắc chắn rằng mọi người đã nhận được thông tin về cuộc họp trước khi bắt đầu.
Có thể thấy được kỹ năng điều phối giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn. Việc lên lịch trước và gửi cho các thành viên giúp họ có sự chuẩn bị tốt hơn về các kiến thức liên quan đến cuộc họp và còn cho thấy được sự chuyên nghiệp, sự tôn trọng của bạn đối với nhân viên.
3. Bắt đầu cuộc họp đúng giờ
Hãy bắt đầu cuộc họp đúng giờ và giới thiệu mình và mục tiêu của cuộc họp một cách rõ ràng khi mọi thứ đã sẵn sàng. Bên cạnh đó, còn thể hiện được sự tôn trọng của bản thân đối với mọi người xung quanh vì mọi thứ diễn ra như đúng kế hoạch ban đầu.
Một khi cuộc họp bắt đầu đúng giờ mọi người sẽ tiết kiệm được thời gian vì mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch ban đầu. Thể hiện được sự chuyên nghiệp của tổ chức và đồng thời còn tránh làm phiền người khác vì lỡ mất thời gian chờ đợi.
4. Giữ trật tự trong cuộc họp
Khi trong quá trình họp tất cả mọi người nên đảm bảo rằng phải giữ trật tự khi có người đang phát biểu ý kiến của mình. Điều này giúp mọi người tiết kiệm được thời gian, tạo sự tôn trọng với người đang nói và đồng thời giúp đạt được mục tiêu chung của đội nhóm.
Việc giữ trật tự trong cuộc họp tạo ra bầu không khí chuyên nghiệp và nghiêm túc. Khi làm việc trong môi trường chuyên nghiệp mọi người sẽ dễ dàng tập trung hơn vào việc lắng nghe và cùng nhau giải quyết vấn đề. Bên cạnh đó, còn tránh được việc người khác không bị làm phiền bởi những cuộc trò chuyện hay những hành động không liên quan đến cuộc họp của mình.
5. Tổng kết và lên kế hoạch cho lần kế tiếp
Khi kết thúc cuộc họp bạn nên tổng kết lại những thứ được diễn ra trong quá trình họp và lên kế hoạch cho lần sau. Nên ghi chép cẩn thận những điều cần thiết, quan trọng và gửi lại cho các thành viên sau buổi họp.
Điều này giúp bạn đánh giá được kết quả cuộc họp bằng cách xem lại những thứ chưa hoàn thành và đã hoàn thành qua đó đánh giá được những điểm cần cải thiện. Đồng thời, lên kế hoạch trước cũng giúp tìm ra những thử thách cơ hội mới phục vụ cho lần kế hoạch tiếp theo diễn ra thuận lợi hơn.
Tạm kết 5 bước điều phối cuộc họp hiệu quả
Bài viết trên đây cung cấp 5 bước điều phối cuộc họp hiệu quả cho nhà quản lý. Hy vọng qua bài viết, bạn đã biết thêm nhiều cách kiểm soát, điều phối cuộc họp và thông tin để phục vụ cho công việc.
Follow Cafe & Learn để cập nhật thêm nhiều bài viết giúp quản lý trở nên bền vững bạn nhé!