Chắc chắn các nhà quản lý không thể phủ nhận những tiện ích và hiệu quả từ làm việc từ xa mang đến. Tuy nhiên, công việc vẫn là công việc, đôi khi nhà quản lý phải có những cuộc trò chuyện với nhân viên từ xa hay trực tiếp. Một điều không thể tránh khỏi khi làm việc đó là nhà quản lý và tập thể có những cuộc trao đổi căng thẳng. Những cuộc trò chuyện này luôn mang lại những căng thẳng và thậm chí chúng còn khó khăn hơn nếu nhà quản lý không gặp trực tiếp nhân viên. Sau đây 3 mẹo giúp nhà quản lý giao tiếp hiệu quả với đội ngũ từ xa.
Xem thêm: 7 lời khuyên hàng đầu khi quản lý nhân viên làm việc từ xa
Nội dung bài viết:
#1 Tạo một văn hóa công bằng và minh bạch
Chúng ta luôn dễ dàng giải quyết những vấn đề khi đó là sự kiện nhỏ thay vì phóng đại quá mức. Để tránh điều này, các nhà quản lý nên chủ động và xử lý những vấn đề nhỏ này trước khi chúng lớn dần theo thời gian. Chúng ta có thể làm điều đó bằng cách xây dựng văn hóa làm việc cởi mở và rõ ràng tại tập thể của mình.
Luôn giao tiếp kết hợp với phản hồi thường xuyên
Chia sẻ những phản hồi trong thời gian làm việc, có tích cực nhưng đôi khi xen lẫn tiêu cực. Một người quản lý biết cách lắng nghe và phản hồi chắc chắn là một người cấp trên hoàn hảo. Một tập thể luôn đưa ra những lời nhân xét, đánh giá sẽ luôn thúc đẩy tinh thần làm việc của các thành viên, đây cũng là cơ hội để nhà quản lý ca ngợi và đưa ra đề xuất mang tính xây dựng.
Sắp xếp lịch họp thông báo hiệu suất làm việc
Doanh nghiệp của các bạn có đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên từ xa hay chưa? Nếu chưa thực hiện, hãy bắt tay làm ngay các đánh giá, đồng thời có những cuộc nói chuyện 1:1 hàng tuần hoặc 2 tuần/ lần. Tốt nhất, nhà quản lý cần dành 10 – 15 phút để tạo ra các cuộc họp trực tiếp thường xuyên để trao đổi và nhận xét về hiệu suất của tập thể. Khi đánh giá hiệu suất một cách chính xác, cả nhà quản lý và nhân viên sẽ rất vui vì đã tạo ra được quy trình như thế.
Khuyến khích nhân viên phản hồi
Một cách dễ dàng để tạo được sự tin tưởng và xây dựng văn hóa công bằng là khuyến khích nhân viên chia sẻ phản hồi với nhau. Nhà quản lý có thể nhìn thấy những điều tuyệt vời đang hiện hữu cũng như khó khăn trước mặt của tập thể thông qua phản hồi của nhân viên.
#2 Hãy thực tế và ngắn gọn
Khi giao tiếp với nhân viên, nhả quản lý tập trung vào các sự kiện, chứ không phải cảm xúc. Làm cho mọi thông tin của mình cá nhân hóa sẽ không giúp nhân viên nghe phản hồi một cách tích cực hoặc lấy chúng để cải thiện trong tương lai. Thay vào đó, hãy sắp xếp nội dung giao tiếp theo cách thích hợp để nhân viên khắc phục vấn đề.
Để nhân viên trả lời và nhà quản lý hãy lắng nghe thật kỹ những thông tin mấu chốt. Có thể nhà quản lý không thể thay đổi được điều gì tại thời điểm đó, nhưng chúng ta có thể thông cảm và cho nhân viên biết rằng họ đang được lắng nghe. Ví dụ, nhân viên từ xa phải đến trụ sở mỗi tháng một lần, nhà quản lý có thể không thể thay đổi chính sách, nhưng có thể cho tập thể ở xa biết rằng sự thất vọng của họ được cấp trên lắng nghe.
Xem thêm: 5 nguyên tắc bất di bất dịch khi áp dụng làm việc từ xa
#3 Theo dõi và tính trách nhiệm
Nhà quản lý đưa ra những kỳ vọng cụ thể từ lúc ban đầu sau cuộc trò chuyện đầu tiên với cả nhóm và theo dõi. Tiếp theo, lên lịch cuộc trò chuyện tiếp theo sau một khoảng thời gian thích hợp để chúng ta xem xét lại kỳ vọng ban đầu đã đi đúng hướng hay chưa.
Để có thể hoàn thành những kỳ vọng đề ra, cả nhà quản lý và nhân viên cần phải có trách nhiệm. Không có trách nhiệm, các thành viên có thể ngày càng xa lánh với nhau và tự hỏi tại sao phải có một cuộc trò chuyện với nhà quản lý.
Hãy chắc chắn rằng nhân viên biết được nhà quản lý sẵn sàng theo dõi những thắc mắc và mối quan tâm của họ trong công việc. Ví dụ nếu nhân viên muốn trở thành người trình bày chính cho cuộc họp tiếp theo, nhà quản lý hãy khuyến khích họ làm. Đây là cách giúp nhà quản lý thể hiện sự tin tưởng của mình đến nhân viên. Luôn cung cấp cho nhân viên những nguồn thông tin giúp họ cải thiện hoặc giải quyết tình huống.
Không một nhà quản lý nào muốn giao tiếp tiêu cực với tập thể., đặc biệt trong trường hợp làm việc từ xa. Café and learn (CFL) hy vọng những mẹo của bài viết này có thể giúp các nhà quản lý có thể vận hành đôi ngũ từ xa một cách hiệu quả và giúp doanh nghiệp phát triển dựa trên hình thức này.
Ngoài 3 mẹo giúp nhà quản lý giao tiếp hiệu quả với đội ngũ từ xa. Quý độc giả có thể tham khảo các chương trình đào tạo khác TẠI ĐÂY.